Sabtu, 26 Mei 2012

Peran Administrasi Dalam Organisasi

Mungkin Anda pernah merasakan saat masuk dalam sebuah organisasi kemudian ada sesuatu yang mengganjal terkait proses dokumen, administrasi atau pengesahan suatu hal dalam organisasi tersebut. Jangka waktu lama yang diperlukan untuk menyelesaikan proses administrasi itu kadang membuat kita tertekan.
Sebuah organisasi itu bisa berbentuk institusi, sekolah, komunitas, pemerintahan dan lainnya. Bila sistem administrasinya kurang baik maka akan berdampak pada kemajuan organisasi itu sendiri. Siapa yang ingin masuk dalam satu lingkungan organisasi bila administrasinya saja seakan amburadul atau acak-acakan. 

Pengertian Administrasi

Apa sih sebenarnya yang dimaksud dengan administrasi itu? Apakah Anda semua sudah tahu maksud sebenarnya dari administrasi? Mari kita jabarkan bersama di bawah ini.
Administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata intensif dan ministrare, yang artinya adalah membantu, melayani dan memenuhi. Jadi secara garis besar, administrasi adalah sebuah proses untuk membantu, melayani, mengarahkan dan mengatur semua yang berkaitan dengan kegiatan yang ada dalam sebuah organisasi atau usaha untuk kepentingan bersama.
Merujuk pada definisi yang dibuat oleh para ahli, administrasi adalah sebuah proses pelayanan berkaitan dengan surat-surat yang terdapat di berbagai jenis usaha atau kelompok, baik besar atau kecil semua memiliki administrasi di dalamnya.
Sebuah tugas atau kegiatan bisa diselesaikan secara bersama melalui sebuah proses administrasi yang di dalamnya juga terdapat proses bimbingan dan pengendalian dari kelompok yang bersangkutan untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan.
Administrasi dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Belanda, pengertiannya dijabarkan dalam lingkup sempit, yaitu suatu kegiatan tata usaha kantor seperti mencatat, mengetik, mengkopi dan menggandakan dari sebuah proses pelayanan.
Pengertian ini termasuk dalam lingkup sempit sesuai pengertian kata dalam bahasa Inggrisnya yaitu clerical task. Dalam arti luas, administrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu sebuah proses kerjasama antara dua pihak berdasarkan pengertian rasional tertentu untuk meraih tujuan atau goal bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jadi secara luas, merangkum dari penjabaran yang di atas, administrasi itu adalah sebuah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh dua pihak berbeda demi tercapainya sebuah tujuan yang sebelumnya telah disepakati melalui fungsi-fungsi manajemen –perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dll- yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kelompok.  

Peranan Administrasi dalam Organisasi

Seperti yang diketahui oleh banyak orang bahwa pengertian dasar dari sebuah organisasi adalah satu orang atau sekelompok orang yang secara sengaja berada dalam satu lingkaran teratur untuk mencapai satu tujuan tertentu yang sama.
Setiap orang yang terlibat dalam satu organisasi bekerjasama dalam langkah teratur yang telah disepakati bersama. Setelah membaca beberapa penjabaran dari administrasi di atas, kita pasti sudah mendapat gambaran mengenai sebuah keteraturan dan pengendalian yang memiliki dampak kuat terhadap sebuah organisasi atau usaha. 

Uraian tadi membantu kita untuk memahami makna administrasi yang sebenarnya. Ya, administrasi berusaha sekuat tenaga untuk melakukan pengamatan yang teliti dalam kegiatan sehari-hari dari setiap orang yang tergabung dalam organisasi ataupun mereka yang punya kepentingan dengan organisasi tersebut.
Seperti yang kita ketahui bahwa manusia itu terkadang mendahulukan ego atau egois ketika melakukan suatu hal dan mereka ingin selalu didahulukan jika memiliki kepentingan. Biar yang lain nanti saja asalkan aku yang pertama, pada dasarnya manusia seperti itu. Sama halnya ketika menyangkut masalah administrasi.
Jadi jika dalam suatu organisasi tidak memiliki satu tugas yang mengawasi dan mengatur maka tidak akan ada aturan atau hukuman dan membuat setiap orang yang terlibat dalam organisasi menjadi seenaknya, saling mengambil keuntungan untuk kepentingan sendiri. Tujuan dalam sebuah organisasi akan menjadi kacau tanpa administrasi yang baik.
Tujuan utamanya bukanlah lagi sukses bersama atau pengembangan organisasi itu sendiri melainkan kesuksesan untuk individu saja. Jadi penting sekali adanya pengawasan pada setiap anggota organisasi dan hal ini hanya bisa dilakukan oleh administrator atau orang yang mengerjakan administrasi.
Terlihat betapa pentingnya seorang administrator di sini, yang terkadang administrasi dianggap remeh jika dibandingkan jenis pekerjaan lain dalam organisasi. Padahal dengan kehadiran seorang administrator maka organisasi bisa mencapai target yang telah ditentukan dan meraih sukses.
Administrator adalah orang yang memegang kendali administrasi, membuat aturan dan ketentuan terhadap anggota dalam kelompok. Setelah membuat peraturan tersebut, administrator harus mengawasi apakah setiap orang melaksanakan peraturan tersebut atau tidak. Jika ada yang tidak melaksanakan peraturan tertentu maka administrator berhak untuk memberikan hukuman atau sangsi baik secara administrasi ataupun lainnya sesuai ketentuan yang berlaku dalam kelompok tersebut. 

Administrasi juga menjawab semua aktivitas yang sedang dilakukan oleh setiap anggota dan administrator bertanggung jawab untuk membantu setiap anggota mencapai tujuan bersama. Ya, kadang anggota dalam suatu organisasi mengabaikan pekerjaan seorang administrator ataupun fungsi administrasi itu sendiri.
Administrator dianggap tidak berguna dan tidak memberikan kontribusi apa pun bagi kepentingan organisasi. Justru sebaliknya, organisasi memerlukan pengerjaan administrasi yang baik untuk bisa mengendalikan dan mengawasi fungsi-fungsi lain dalam sebuah organiasi agar bisa berjalan semestinya.
Semua pekerjaan dan departemen selalu terhubung dengan administrasi dan administrator. Jadi bisa dilihat sepenting apakah pekerjaan administrasi dan seorang administrator di sini. Bagi yang berpikir bahwa peran administrasi tidak penting bisa mencoba memahami kembali penjabaran di atas.

Prinsip-prinsip Administrasi

Tidak ada kata tak berguna atau tidak berfungsi bagi sebuah administrasi dalam organisasi. Perannya terbukti vital. Agar lebih jelas, di bawah ini sedikit pencerahan mengenai aspek penting dari administrasi yang disebut prinsip-rpinsip administrasi, sebagai berikut:

1. Prinsip Administrasi - Hirarki

Dalam setiap administrasi pasti ada hirarki. Hal ini bisa berbeda di berbagai organisasi namun pada dasarnya prinsipnya tetap sama. Biasanya hirarki berbentuk pyramid dengan pimpinan di paling atas dan staf pendukung berada di bawahnya.

2. Prinsip Administrasi - Kendali

Pembuatan keputusan dan kendali lain biasanya dibuat oleh setiap orang yang bertanggung jawab di departemen berbeda dalam sebuah organisasi. Keputusan akhir biasanya dibuat oleh manajemen yang dipimpin seorang manajer. Dalam hal ini administrasi berfungsi sebagai sarana untuk memuluskan proses pembuatan keputusan tersebut.

3. Prinsip Administrasi - Kesatuan Perintah

Setiap administrator semestinya menjawab satu pertanyaan dalam satu waktu karena jika ada dua orang berbeda yang memerlukan jawaban dalam waktu sama akan menimbulkan kebingungan dan administrator tidak akan bisa melaksanakan tugas administrasi dengan optimal.

4. Prinsip Administrasi - Delegasi Wewenang

Pimpinan tertinggi dalam organisasi membagikan kewenangan pada setiap orang di departemen berbeda dalam organisasi. Hal seperti ini membuat tiap anggota lebih dapat diperhitungkan dan membantu pengaturan organisasi menjadi lebih mudah. Secara administrasi juga lebih memudahkan sebuah tugas.

5. Prinsip Administrasi - Spesialisasi

Setiap orang melakukan tugas administrasinya masing-masing. Jika melakukan tugas berbeda dari tugas yang telah ditentukan maka anggota tidak bisa berkonsentrasi penuh pada pekerjaannya sehingga menyebabkan waktu menjadi tidak efisien.

6. Prinsip Administrasi - Objektif

Organisasi harus objektif dan setiap anggota beserta manajemen harus bekerjasama melaksanakan objektif ini dibantu melalui proses administrasi yang baik.

7. Prinsip Administrasi - Sentralisasi dan Desentralisasi

Kekuasaan teratas dalam istilah administrasi yang dibantu oleh anggotanya disebut dengan sentralisasi sedangkan ketika kekuasaan itu dibagikan ke banyak orang di berbagai departemen berbeda di level yang tidak sama disebut desentralisasi.
Organisasi harus memiliki keseimbangan dalam dua hal ini agar semua fungsi dalam organisasi bisa bekerja secara optimal. Administrasi membantu melewati semua proses ini dan memuluskan jalan menuju tujuan bersama.